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OPC Organizador Profesional De Congresos

El Congreso es en muchas ocasiones el escaparate que muestra la fuerza y vitalidad de una Sociedad Médica, y es la proactividad la que marca el hecho diferencial de una empresa organizadora de Congresos.

Nuestros Servicios

  • Mejorar cada año.
  • Implementar todas las nuevas tecnologías que permitan posicionar en el Congreso como un modelo de eficiencia.
  • Dar una respuesta efectiva a los cambios en el sistema de inscripciones y becas educativas según los Códigos Éticos de las diferentes Federaciones tanto farmacéuticas como de tecnología sanitaria.
  • Ofrecer a las empresas expositoras nuevas fórmulas de patrocinio que redunden en un retorno real de su inversión.

Todo aquello que, en definitiva, podamos ofrecer para conseguir el éxito de los Congresos SECHC basado en el compromiso y en la transparencia de nuestra gestión.

General

  • Centro de información permanente
  • Secretaría administrativa
  • Calendario y tabla de responsabilidades
  • Gestión de calls: Comité local, Comité científico, Junta directiva
  • Gestión FMC - Formación continuada
  • Informe compliance
  • Materiales del Congreso

Sede

  • Negociación y revisión de contrato con la sede
  • Negociación y gestión de proveedores locales
  • Organización de visitas de inspección
  • Supervisión de SERVICIOS en la sede: AVV, IT, señalización, seguridad, limpieza, etc.
  • Gestión del personal (huéspedes y voluntarios)
  • Supervisión de la Secretaría de medios audiovisuales
  • Confirmación de catering - requisitos
  • Secretaría en sede y gestión general
  • Gestión de control de asistencia en cada sala y hotspots
  • Coordinación de montaje y desmontaje

Financiero

  • Definición: logística del acontecimiento
  • Planificación y presupuesto: informes trimestrales
  • Gestión cuenta bancaria
  • Proceso de facturación: registro, exposición, patrocinios
  • Procesos de facturación: delegados, patrocinadores, expositores
  • Gestión de IVA e impuestos
  • Informe económico y balance final

Marketing

  • Mantenimiento del sitio web
  • Coordinación de los envíos Enews Mailchimp a las bases de datos segmentadas
  • Información del acontecimiento en los sitios web relacionados más relevantes (calendario)
  • Coordinación de redes sociales: Facebook, Twitter, Instagram, Linkedin con el gestor de contenidos y redes sociales designado
  • Carga de contenido APP (30 h)

Programa Social

  • Propuestas para las actividades oficiales: Recepción de bienvenida, Cena de ponentes, Cenar del Congreso
  • Supervisión de los Servicios de catering
  • Coordinación de proveedores: audiovisual, decoración, señalización, personal
  • Coordinación de transfers

Inscripciones

  • Configurar una plataforma de registro: segmentación ad hoc
  • Enviar recordatorios, cartas de confirmación y correos informativos
  • Emisión de facturas
  • Coordinar la impresión y emisión de tarjetas de identificación
  • Gestión de registro en sede

Alojamiento

  • Negociación de contratos con hoteles, incluyendo tasas de congresos favorables y plazos de cancelación
  • Reserva de hotel a través de una página web que incluye descripciones, fotos y ubicación de los hoteles
  • Apoyo en la sede para asistentes y ponentes

Después del Congreso

  • Informe final: registro de estadísticas y asistencia segmentada
  • Encuestas de los asistentes y participantes
  • Memoria de resultados

Secretaría Científica

ABSTRACT HANDLING SYSTEM (AHS)

General

  • Temas y estructura científica, número máximo de palabras, mesas e imágenes, videos, términos, declaraciones de conflicto de intereses, palabras clave, número de coautores, fechas límite, área privada.

Gestión del proceso de revisión

  • Asignación de revisores, evaluaciones doble ciego, segmentación basada en temas, número máximo de resúmenes para cada revisor, asignación de revisores.

Confirmación de la aceptación

  • Carteles, videos, orales a carteles.

Informe estadístico

  • Número de trabajos presentados, tema y subtema, porcentajes de aceptación / rechazo, países o coumunidades autónomas, resultados de calificación.

FACULTY MANAGEMENT TOOL (FMT)

Configuración de vista de programación

  • Diseña el programa y su correspondiente parrilla científica de una forma lógica e intuitiva de uso.

Estructura de los tipos de sesión

  • Capacitado para definir tipo de sesión personalizados, su estructura de ponentes y actualización de contenidos.

Gestión de ponentes

  • Generación automática de listados y parrillas de ponentes, incluyendo detalles de cada sesión, tareas pendientes, asignaciones, estado de registro del congreso, advertencias de actividades y/o ponentes superpuestos.

Central de comunicaciones

  • Plantillas de correo electrónico y funciones de emailing, automatizando el flujo de comunicación.

Portal de ponentes

  • Cada ponente disponde de su área privada – donde puede realizar seguimiento y actualización de sus asignaciones e interactuar con la secretaría.

Versiones del programa

  • Separando la versión managent diaria de la versión publicada.

Control y monitorización

  • Las Sociedades pueden asumir toda la responsabilidad sobre el programa científico, ya sea administrándola por sí mismas, subcontratándola a un OPC, pero manteniendo el control sobre el estado del programa y acceso completo a la información, las 24 horas del día.

Calidad de servicio

  • Help desk permanente para atender cualquier incidencia.

Carga de trabajo reducida

  • El programa científico se puede elaborar ahorrando importantes flujos de trabajo.

Perspectiva a largo plazo

  • Cada acontecimiento científico se gestiona como una secuencia lógica del trabajo anterior, capitalizándolo y preparándose para el futuro.
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